解決したい悩みで選ぶ 会員管理システムナビ～リソカン～

会員管理システムとは？

情報のデータベース化で作業時短と売上げアップを目指せるシステム

会員管理システムとは登録された会員情報を一元管理するシステムのこと。手動管理によるミスや作業時間の増大、特定の担当者への依存度が高くなることで増えるトラブル・引き継ぎ・教育課題を解決できるシステムです。
Excelやスプレットシートを使って手動で管理もできますが、すべての作業を人が行うためリスクは高いと言えます。会員数が増えた分作業数も増えて手間もかかるのが難点です。特定の担当者のみの管理だと不在時の作業がストップすることに。引き継ぎや新しいスタッフの教育も大変な作業です。また、メルマガや特定の人物になにかを送りたい場合も困ります。会員数が多いと、膨大なデータから、該当人物とデータを探し出さなければなりません。
会員管理システムは、本来の業務に集中できるよう担当者の負担を軽減するだけでなく、ミスのないやりとりで顧客からの信頼アップにも寄与します。結果、売上げアップにもつながるシステムなのです。

会員管理システムのメリット

会員情報のデータベース化が簡単

会員管理システムは、簡単に情報をデータベース化できるのがメリットです。顧客名簿を見ながらコツコツとExcelにデータを登録するよりも工数が短く、転記エラーも防げます。情報更新の遅れが何度もあれば、トラブルにつながりかねません。担当者がほかにメイン業務を抱えている場合、さらなる遅延となり顧客に迷惑がかかるほか、労働時間数の増大にもつながります。
会員管理システムを導入するだけで、過剰な業務負担を削減でき、気持ちよくみんなが仕事をできるようになるのです。

効率的に必要な人へ必要な情報を伝えられる

会員管理システムはデータベース化した情報をもとに販促活動ができます。たとえば会員の誕生日にだけ特別な割引クーポンを送ることも簡単。購入履歴からどのような商品やサービスを求めているかも把握できるので、必要な情報を効率的に届けられます。
メルマガやDMは「その内容を求めている人」に送らないと意味がありません。不要な情報ばかり送っていると受け取る会員のストレスにつながり、提供している企業や店舗全体のマイナス評価になることも。会員管理システムで蓄積した情報を上手に活用することで、企業評価アップにつながる営業展開が可能になるのです。

売り上げアップが期待できる

必要な情報を必要な人に伝えられるなら、会員が好感を持つ可能性は高くなります。長期的な会員、つまりリピーターになれば、その分、企業にとっても長期的な利益につながります。売上アップが期待できるのです。

社員の作業ストレスを軽減できる

会員管理システムを導入すると、担当スタッフの負担が軽減できます。手動で管理する場合、登録。変更だけでもかなりの時間に追われ、さらに販促活動も行うとなれば作業負担はかなりのものに。それらが原因で「辞めたい」となれば企業側も損失です。会員管理システムで作業工数を削減できればスタッフの負担も軽減され、メインの業務に集中できます。結果、より商品やサービスを提供できる機会が増えるのです。

会員管理システムのデメリット

セキュリティの設定によって作業効率に影響がある

たとえば、ログイン後に一定時間動きがないと自動的にログアウトしたり、定期的なパスワード変更が必要なシステムもあります。セキュリティのためとはいえ、再入力する作業をデメリットと感じる人はいるので、効率よく作業を進める工夫は必要です。

セキュリティ対策がしっかり取られているシステムを選ぶ必要がある

会員管理システムに限らず、不正アクセス対策は企業が抱える大きな課題です。セキュリティの甘さから多数の個人情報が流出するニュースは跡を絶ちません。しかし、サーバーの管理体制や不測の事態への対応が確立されたシステムを選ぶことで、不安を解消できるでしょう。

どんな業種で使われている？
業種別に見る
会員管理システムの導入事例

ジムやスクール、学会、ファンクラブ、サロンなど幅広い業種で会員管理をスムーズにしてくれる会員管理システム。業種ごとに導入事例を確認することで、導入時にどんな機能に注目するべきか把握できます。

クラウド型と
オンプレミス型の違い

会員管理システムには大きく分けて2つの種類があり、「クラウド型（SaaS）」と「オンプレミス型（パッケージ）」でそれぞれに特徴があります。まずクラウド型の会員管理システムですが、システム開発を行う必要がないためイニシャルコストを抑えながらスピーディーに導入できるというメリットっがあります。さらに機能の更新や保守運用管理業務も自社で行う必要がないため、面倒な手間や維持コストがかかりません。反対にカスタマイズ性に乏しい点、利用期間に応じてコストがかかる点はデメリットであるといえるでしょう。これらのデメリットが気になる方はオンプレミス型のシステムを利用することで、コストはかかりますがカスタマイズへの対応や自社サーバーでの運用が可能になります。

会員管理システムと
Excel管理の違い

会員管理システムは会員のさまざまな属性や情報を管理するため、システムで対応した方が便利なことが多くあります。しかしボリュームがそこまでない場合やコストを抑えたい場合などには表計算ソフトであるExcel管理を行うケースも見受けられます。ここではExcelで会員管理を行うことのメリットとデメリットを解説しますので、会員管理システムを導入しようかどうかで迷っている方はぜひチェックして下さい。

Excel管理のメリット

Excel管理を行うことのメリットはなんと言ってもその手軽さでしょう。今や小学校でもOfficeのソフトは利用しますから、ExcelやWordといった一般的なソフトは誰でも使いなじみがあり初心者でも利用しやすくなっています。PCを購入する際には既にインストールされたものを購入される方もいらっしゃいますので、その場合は追加でコストをかける必要がない点もメリットの一つです。また、ある程度関数やマクロが組み込まれている場合には簡易システムとして稼働させることもできます。

Excel管理のデメリット

Excelで管理を行うデメリットの一つに互換性の問題があります。バージョンが違ったりデータを見ようとするPCにExcelがインストールされていない場合などはデータがうまく開けないことがあります。また、クラウド型のシステムと違って複数人が同時に編集できない点もあり、運用にはある程度の限界があります。さらに大量のデータを取り扱うことが想定されたものではないため、ファイルが重くなり読み込みが遅くなることもあるでしょう。一方で会員管理システムであれば、もとの目的が会員管理ですから、必要な機能も揃いながら一定ボリュームのデータ管理にも対応が可能となるでしょう。