コワーキングスペース

コワーキングスペースに導入できる会員管理システム

2023年12月7日時点でGoogle検索で「会員管理システム」と検索し、検索結果上位40位までに公式HPが表示された14社を調査。
そのうち、公式HPにコワーキングスペースにも導入できると明記されていた4社をピックアップしました。

Smart Hello

Smart Helloのプラン・費用

スモール

※月額利用料は年一括払い
※月額利用料は店舗ごとに発生

ライトフィットネス

※月額利用料は年一括払い
※月額利用料は店舗ごとに発生

ライトスクール

※月額利用料は年一括払い
※月額利用料は店舗ごとに発生

スタンダード

※月額利用料は年一括払い
※月額利用料は店舗ごとに発生

Smart Helloのコワーキングスペースへの導入事例

市内に3店舗を構えている24時間制のスポーツジムでは、Smart Helloを導入したことで365日いつでも店舗を選択して行けるようになりました。Smart Helloに予約機能も搭載されていることから、特定のマシンを予約した会員だけがそのマシン部屋の鍵を開けられるという運用の仕方も可能となっています。

参照元：Smart Hello公式HP（https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice）

Smart Helloの機能

• 入会受付
• POS機能
• チェックイン
• レッスン予約
• スクール
• ドア解錠
• Web入会
• Web体験申込
• 混雑状況確認
• 予約受付
• 出席振替
• お知らせ
• 領収書発行
• 会費管理
• 会費請求
• ダッシュボード
• データ分析
• 多店舗管理
• セキュリティ

らくらく顧客管理 会費システム byGMO

らくらく顧客管理 会費システム byGMOのプラン・費用

※クレジットカード決済手数料：3.4%（税抜）

らくらく顧客管理 会費システム byGMOのコワーキングスペースへの導入事例

ダンススクールを運営している会社では、生徒からクレジット決済を使いたいという要望が多くあったことから「らくらく顧客管理 会費システム」を導入しています。
らくらく顧客管理はスマホ画面がシンプルなので、生徒も難しい操作を必要とせずに使うことができています。請求書作成機能が特に便利で、会員からの問い合わせにも迅速に回答できています。

参照元：らくらく顧客管理 会費システム byGMO公式HP（https://rakuraku-kanri.jp/onokikaku/）

らくらく顧客管理 会費システム byGMOの機能

• 会員管理機能
  会員一覧の閲覧と管理、会員のプロフィール設定、会員データ登録や会員専用ページなどの機能が搭載されています。
• 月謝や月会費／年会費等の請求およびオンライン定期決済機能
  クレジットカード決済によるオンライン決済に対応しています。月謝と月会費の自動課金や、年額課金、請求書の作成を行える機能がついています。
• 統計分析機能
  エリア別統計や年齢別統計をマップやグラフで視覚的に確認可能です。

WEBCAS CRM

WEBCAS CRMのプラン・費用

クラウドサービス（ASP型）

※データベースに蓄積したリスト数（レコード数）により料金の変動あり

WEBCAS CRMのコワーキングスペースへの導入事例

WEBCAS CRMが室内ゴルフ練習場の会員管理ツールとして導入された事例です。
それまでその室内ゴルフ練習場では来店履歴や売上情報を全部Excelで管理し続けていました。
しかし、WEBCASを導入してからはCRM（顧客関係管理）の基盤を構築することに成功し、顧客情報を活用したメールマーケティングを実現できるようになりました。

参照元：WEBCAS CRM公式HP（https://www.webcas.jp/crm/memberlp/）

WEBCAS CRMの機能

• データベース作成・会員登録・管理
  データベース作成のほか、データの自動削除、会員情報の検索や編集といった会員管理を行えます。
• 会員登録フォーム作成
  Web登録フォーム作成・空メール登録・QRコード作成などの機能が盛り込まれています。
• メール配信
  一斉メール配信ほか、さまざまな仕様のメール配信可能です。
• Webアンケート・キャンペーン
  条件分岐アンケートやキャンペーン受付フォームの作成などを行えます。
• LINE配信（オプション）
• SMS配信（オプション）

FanUP！

FanUP！のプラン・費用

※月額保守運用費・AWS利用料・サービス利用料が別途発生

FanUP！のコワーキングスペースへの導入事例

会員制の共創施設では、開業の1年半ほど前から会員管理システムの構築に取り組み始めました。
その時点で開発期間やコストについての課題点が多く見られ、また、根幹システムの拡張開発などもあって、フレキシブルな対応を期待できる「fanUP！」の導入を決めました。
会員制クラブの管理運営ができるシステムを含むことや、拡張開発への柔軟性が高いことが決め手になりました。

参照元：FanUP！公式HP（https://www.service-kosaido.jp/fanup/case/01.html）

FanUP！の機能

• 会員管理
  会員情報を一元管理し、データを画面から一括アップロードすることもできます。
• EC管理
  基本テンプレートを用いるため商品登録が容易です。
• イベント管理
  有料か無料か、リアルかオンラインか、複数のイベント登録と管理を行えます。
• 決済機能
  決済代行会社と連携してクレジットカード決済を実現。
• メルマガ配信
  一斉配信や対象者を限定したメール配信を行えます。
• ニュース・ブログ管理
• 動画配信機能
• アンケート機能
• Webサイト
• 問い合わせ管理

コワーキングスペースの会員管理システムの導入事例

導入事例からわかる
コワーキングスペースの会員管理

会員管理システムを導入することで、利用者の情報管理や予約取得など様々な業務の効率化・簡素化が図れているようです。その結果、人件費の削減や業務の効率化などのメリットもあるでしょう。またシステム化することでミスも削減でき、ほかの業務にも集中しやすくなります。

コワーキングスペースの会員管理システムはここに注目

請求・領収書発行機能

コワーキングスペースを活用する方の多くが個人事業主だと考えられるため、会計処理は必ず必要となります。会員管理システムを導入する際、「請求・領収書発行機能」があれば、よりスムーズに会計処理が行えるでしょう。もしシステムを導入しなければ、すべての請求書や領収書発行手続きを行わなければならず、余計な業務負担がおおきくなりかねません。また発行処理に慣れていないスタッフのために、イチから教育する必要もあります。そう言った点を考えれば、請求・領収書発行機能は必要不可欠と言えるでしょう。

設備・備品機能

コワーキングスペースを活用する人の中には、附設の会議室やホワイトボードなどの設備予約も取得したいケースもあるでしょう。そのためコワーキングスペースの場合は日時の予約だけでなく、細かな項目についても管理が必要になってきます。もし手作業で予約取得や管理を行えば、ミスも発生しやすくなり、利用者とのトラブルになりかねません。会員管理システムに「設備・備品機能」「予約取得機能」などが搭載されていれば、コワーキングスペースの予約だけでなく、さまざまな設備や備品の予約取得の管理もしやすくなるでしょう。システムによって自動的に行うためミスも削減でき、予約取得業務の手間も省けます。利用者側にとっても気軽に予約ができるというメリットもあり、予約した内容を確認しやすいでしょう。

利用者が欲しい会員管理システム機能

入会受付機能

利用者にとって入会手続きに時間を要してしまえば、余計な負担がかかるため利用しにくいコワーキングスペースになりかねません。できることなら簡単な登録手続きだけで入会したいと思う方がほとんどでしょう。会員管理システムの「入会受付機能」が搭載されていれば、タブレットやスマホなどで簡単に入会申込ができるため余計な時間がかかりません。そのため気軽に申し込めるといったメリットがあります。

チェックイン機能

システム化されていないコワーキングスペースであれば、わざわざ窓口で利用の旨を伝えるなどの受付手続きが必要となります。会員管理システムの「チェックイン機能」を活用すれば、受付も不要となりスムーズに利用できるようになるでしょう。まるで個人オフィスかのような使い勝手の良さとなるため、利用者にとっては利便性の良いコワーキングスペースとなります。

ドア解錠機能

コワーキングスペースは多くの方が利用するためセキュリティ面を徹底する必要があり、不審者への対策も必要不可欠です。もし不審者や会員以外の方が侵入すれば、会員は不信感を抱きやすくなり、利用しにくい場所になりかねません。そのため「ドア解錠機能」が搭載されていれば、会員の方限定で利用できるという安心材料になるでしょう。

運営側が欲しい会員管理システム機能

会員管理機能

運営者にとって最も大切なことは会員情報の管理を徹底することです。個人企業主の場合、コワーキングスペースの利用状況は変わりやすく、プランの変更も割と多いでしょう。頻繁に変わる契約に対し、柔軟に管理するための機能は必須と言えます。そのため会員管理システムを導入するのであれば、「会員管理機能」が非常に便利です。会員情報やプランなどをシステム上で管理できれば、ミスも起こりにくくなり、業務の効率化にもつながるでしょう。

お知らせ機能

コワーキングスペースを運営するにあたって、利用者からのクレームにもスムーズに対応しなければなりません。もしタイミングが遅くなれば、余計にトラブルが大きくなることも。「お知らせ機能」があれば、そういったときも素早く知らせが届くためスピーディな対応がしやすくなるでしょう。また利用可能な時間の変更などもできるので、運営者にとって効率的な業務運営がしやすくなります。

さらに機能によっては特定の利用者に対して、プッシュ通知によるお知らせも可能です。配信する対象者を絞ることができるので、必要な情報を求める利用者限定にお知らせできます。

今後の運用も考えて悩み別に機能を確認しよう

個人事業主などが利用する機会も多く、沢山の方が活用するコワーキングスペース。人によっては併設している会議室やホワイトボードなどの設備・備品を予約するケースもあるでしょう。そんなコワーキングスペースだからこそ柔軟に対応できる会員管理システムが必要です。自社に合ったシステムを導入することで、業務の効率化も図ることができ、人件費削減やミス発生数の減少などの効果も期待できるでしょう。

ただ会員管理システムと言っても様々な機能が搭載されており、解決したい悩みに合わせて必要な機能を備えている会員管理システムを選ぶことが大切です。