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会員管理システムとは？

情報のデータベース化で作業時短と売上げアップを目指せるシステム

会員管理システムとは登録された会員情報を一元管理するシステムのこと。手動管理によるミスや作業時間の増大、特定の担当者への依存度が高くなることで増えるトラブル・引き継ぎ・教育課題を解決できるシステムです。
Excelやスプレットシートを使って手動で管理もできますが、すべての作業を人が行うためリスクは高いと言えます。会員数が増えた分作業数も増えて手間もかかるのが難点です。特定の担当者のみの管理だと不在時の作業がストップすることに。引き継ぎや新しいスタッフの教育も大変な作業です。また、メルマガや特定の人物になにかを送りたい場合も困ります。会員数が多いと、膨大なデータから、該当人物とデータを探し出さなければなりません。
会員管理システムは、本来の業務に集中できるよう担当者の負担を軽減するだけでなく、ミスのないやりとりで顧客からの信頼アップにも寄与します。結果、売上げアップにもつながるシステムなのです。

会員管理システムの選び方

会員管理システムを選ぶときの大事なポイントをまとめます。いったん導入すれば長く使っていく可能性のある会員管理システムなので、長期的な視野に立ち、自社の目的にマッチしたシステムを厳選する必要があります。

セキュリティ機能

まずはセキュリティ機能に注目しましょう。

会員管理システムには、会員の住所、氏名、電話番号、決済システムなどの重要な個人情報が登録されています。これらの個人情報が外部に漏洩した場合のリスクは計り知れません。

ベンダー自身が公開しているセキュリティポリシーを満たすシステムかどうか、漸弱性診断や具体的な対策が頻繁に行われているかどうか、強固なセキュリティシステムの証明としてISO27001(ISMS)等を取得しているかどうかなどに着目し、システムのセキュリティ体制をしっかりと確認しましょう。

対応デバイスや管理画面の操作性

マルチデバイスに対応しているかどうかもポイントです。

スピーディな情報蓄積のためには、移動中や隙間時間でも手軽に情報を管理できるよう、パソコン以外の端末でも利用できるシステムであることが理想。日々膨大な情報が蓄積される会員管理システムにおいては、むしろマルチデバイス対応であることが必須とも言えます。

また、迅速かつスムーズに情報管理を行うためには、管理画面の使い勝手の良さも大事なポイント。シンプルで直感的な操作ができる管理画面であるかどうかを確認しましょう。

会員管理システムのタイプ

会員管理システムの使用目的に応じ、適切なタイプのシステムを選択しましょう。

たとえば、使用目的が会員データの蓄積・整理が中心なら、会員管理に特化したタイプのシステムを選びます。システム選びにおいては、情報の自動反映機能や項目を任意で追加できる機能があれば便利でしょう。

または、円滑な事務局運営が目的なら、イベント等の予約・決済に強いタイプのシステムを選びます。会員登録手続きやオンライン決済業務の工数削減が期待できます。

あるいは、会員一人ひとりに合った情報提供が目的なら、CRM内に会員管理機能があるシステムを選びます。顧客との良好な関係性の維持、リピーターへの顧客育成などへとつながるでしょう。

決済・入退室管理機能の有無

決済のともなうサービスを運営する場合には、決済機能のあるシステムを選ぶことが必須です。運営コスト削減のため、決済ごとの手数料にも注目しましょう。

また、スポーツクラブなどのように会員が実際に足を運んで受けるサービスについては、スマートロックとの連携機能があるシステムを選ぶようおすすめします。入退室の管理をシステムが自動的に行う形となるため、その分、受付業務の省力化が図れるからです。

コストは見合っているか

コストバランス、コストパフォーマンスも考慮してシステム選びをしましょう。

会員システムの導入・運用にコストは、イニシャルコスト（初期費用）とランニングコスト（維持・管理費用）です。長期的に利用するシステムだからこそ、イニシャルコストだけではなく、月額費用やオプション料金などのランニングコストも十分に検討する必要があります。

また、設定・構築・運用等の難度が高いシステムの場合、システム導入にあたり研修費・講習費などがかかることもあります。これらのイレギュラーなコストも試算しながら導入システムを検討していきましょう。

サポート機能の有無

サポート機能の種類もチェックしてみましょう。

おすすめの機能は、会員同士で商品・サービスの意見交換をしたり質疑応答したりするためのコミュニケーション機能です。コミュニケーション機能に寄せられた声はユーザーの生の声。良い声も悪い声も率直に投稿されるため、管理者側にとっては、ユーザーのリアルなニーズを把握するためのマーケティングツールとして大いに役立ちます。

会員管理システムのメリット

会員情報のデータベース化が簡単

会員管理システムは、簡単に情報をデータベース化できるのがメリットです。顧客名簿を見ながらコツコツとExcelにデータを登録するよりも工数が短く、転記エラーも防げます。情報更新の遅れが何度もあれば、トラブルにつながりかねません。担当者がほかにメイン業務を抱えている場合、さらなる遅延となり顧客に迷惑がかかるほか、労働時間数の増大にもつながります。
会員管理システムを導入するだけで、過剰な業務負担を削減でき、気持ちよくみんなが仕事をできるようになるのです。

効率的に必要な人へ必要な情報を伝えられる

会員管理システムはデータベース化した情報をもとに販促活動ができます。たとえば会員の誕生日にだけ特別な割引クーポンを送ることも簡単。購入履歴からどのような商品やサービスを求めているかも把握できるので、必要な情報を効率的に届けられます。
メルマガやDMは「その内容を求めている人」に送らないと意味がありません。不要な情報ばかり送っていると受け取る会員のストレスにつながり、提供している企業や店舗全体のマイナス評価になることも。会員管理システムで蓄積した情報を上手に活用することで、企業評価アップにつながる営業展開が可能になるのです。

売り上げアップが期待できる

必要な情報を必要な人に伝えられるなら、会員が好感を持つ可能性は高くなります。長期的な会員、つまりリピーターになれば、その分、企業にとっても長期的な利益につながります。売上アップが期待できるのです。

社員の作業ストレスを軽減できる

会員管理システムを導入すると、担当スタッフの負担が軽減できます。手動で管理する場合、登録。変更だけでもかなりの時間に追われ、さらに販促活動も行うとなれば作業負担はかなりのものに。それらが原因で「辞めたい」となれば企業側も損失です。会員管理システムで作業工数を削減できればスタッフの負担も軽減され、メインの業務に集中できます。結果、より商品やサービスを提供できる機会が増えるのです。

会員管理システムのデメリット

セキュリティの設定によって
作業効率に影響がある

たとえば、ログイン後に一定時間動きがないと自動的にログアウトしたり、定期的なパスワード変更が必要なシステムもあります。セキュリティのためとはいえ、再入力する作業をデメリットと感じる人はいるので、効率よく作業を進める工夫は必要です。

セキュリティ対策がしっかり取られているシステムを選ぶ必要がある

会員管理システムに限らず、不正アクセス対策は企業が抱える大きな課題です。セキュリティの甘さから多数の個人情報が流出するニュースは跡を絶ちません。しかし、サーバーの管理体制や不測の事態への対応が確立されたシステムを選ぶことで、不安を解消できるでしょう。

どんな業種で使われている？
業種別に見る
会員管理システムの導入事例

ジムやスクール、学会、ファンクラブ、サロンなど幅広い業種で会員管理をスムーズにしてくれる会員管理システム。業種ごとに導入事例を確認することで、導入時にどんな機能に注目するべきか把握できます。

クラウド型と
オンプレミス型の違い

会員管理システムには大きく分けて2つの種類があり、「クラウド型（SaaS）」と「オンプレミス型（パッケージ）」でそれぞれに特徴があります。まずクラウド型の会員管理システムですが、システム開発を行う必要がないためイニシャルコストを抑えながらスピーディーに導入できるというメリットっがあります。さらに機能の更新や保守運用管理業務も自社で行う必要がないため、面倒な手間や維持コストがかかりません。反対にカスタマイズ性に乏しい点、利用期間に応じてコストがかかる点はデメリットであるといえるでしょう。これらのデメリットが気になる方はオンプレミス型のシステムを利用することで、コストはかかりますがカスタマイズへの対応や自社サーバーでの運用が可能になります。

会員管理システムと
Excel管理の違い

会員管理システムは会員のさまざまな属性や情報を管理するため、システムで対応した方が便利なことが多くあります。しかしボリュームがそこまでない場合やコストを抑えたい場合などには表計算ソフトであるExcel管理を行うケースも見受けられます。ここではExcelで会員管理を行うことのメリットとデメリットを解説しますので、会員管理システムを導入しようかどうかで迷っている方はぜひチェックして下さい。

Excel管理のメリット

Excel管理を行うことのメリットはなんと言ってもその手軽さでしょう。今や小学校でもOfficeのソフトは利用しますから、ExcelやWordといった一般的なソフトは誰でも使いなじみがあり初心者でも利用しやすくなっています。PCを購入する際には既にインストールされたものを購入される方もいらっしゃいますので、その場合は追加でコストをかける必要がない点もメリットの一つです。また、ある程度関数やマクロが組み込まれている場合には簡易システムとして稼働させることもできます。

Excel管理のデメリット

Excelで管理を行うデメリットの一つに互換性の問題があります。バージョンが違ったりデータを見ようとするPCにExcelがインストールされていない場合などはデータがうまく開けないことがあります。また、クラウド型のシステムと違って複数人が同時に編集できない点もあり、運用にはある程度の限界があります。さらに大量のデータを取り扱うことが想定されたものではないため、ファイルが重くなり読み込みが遅くなることもあるでしょう。一方で会員管理システムであれば、もとの目的が会員管理ですから、必要な機能も揃いながら一定ボリュームのデータ管理にも対応が可能となるでしょう。