学会

情報の更新・確認を会員が行える

改善したかった点

多言語対応化やデータのクラウド化、デザインリニューアルのほか、会員がセルフで、自分のプロフィール情報を更新したり、あるいは会費の支払いについての確認をしたりできるようにしたいと考えていました。

ただ、業者に依頼してこのようなニーズに応えられるシステムを新規開発するとなると、どうしても予算をオーバーしてしまうため、なかなか改善できずにいました。そんなとき、スマートコアであれば予算内での実現ができると知り、使ってみることに。親切にサポートしてくれたことも導入の決め手となりました。

得られたメリット

スマートコアを導入し、当初の希望どおり、会員自らが操作できるシステムへと改善できました。会員がプロフィールに変更を加えたり、現在の会費支払い状況について把握したりできるようになったため、お客さんである会員にとっての使いやすさが向上しました。

さらに、このシステムであれば、会員へのメッセージやメールの送信も可能になるため、とても便利です。

参照元：SmartCore [https://smartcore.jp/homepage/5.case/cases/case19.html]

アクセス数の増加を実現しました

改善したかった点

かつては、名簿を管理するためのルーツとして、エクセルを利用していました。情報の更新は3年に1度で、その際には卒業生に名簿を郵送して更新をおこなってもらっていました。

その方法だと、データのコピー＆ペースト作業が必要だったため入力ミスが発生していました。他にも「手間がかかる」「効率が悪い」「コストがかかりすぎる」といった問題もあったのです。さらに、配布した名簿が他の目的に使用されてしまうリスクもはらんでいたため、ぜひとも管理方法を改善しなくてはならないと感じ、スマートコアをためしてみることに。

得られたメリット

システムを導入したことで、アクセス数がアップしました。学生が卒業する前に、就職先や帰省先についての情報を入力するようお願いしています。そのため、システム操作を一度経験してもらうことになるので、後にアクセスしようとする際のハードルが下がり、結果として卒業後のアクセス数の伸びに反映されているようです。

同窓生から「他の同窓生と連絡をとりたい」という問い合わせが来ることがあるのですが、そういったときにもスマートコアを使用するよう勧められるので便利です。

参照元：SmartCore [https://smartcore.jp/homepage/5.case/cases/case8.html]

情報を一目で得られるように

改善したかった点

以前の担当者から引き継ぐかたちで、Excelおよび旧バージョンのFileMakerを使用して作業にあたっていました。連動していないふたつのシステムを併用していたわけです。そして会員管理や会費の未入金管理、報告書作成などにおいて、項目をすべて記載するため、Excelがかなり横長な表示になってしまうという問題を抱えていました。一目で得られる情報が少ない表だったので、扱いが大変でした。

そこで、もっと効率的な管理が可能になるシステムを導入する必要性を感じるようになったのです。たとえば、未請求分の会費を合算で請求できるような一括請求処理などの機能も使用したい考えていました。

得られたメリット

スマートコアを導入したことによって、連動していない２つのシステムを併用していた時にはかかっていた手間が、すぐに解消されました。入金管理において、年度ごとの請求書を一括で作成できるようになったのです。「請求一覧」「会員一覧」から、まだ請求していない会員を一目で確認できるので助かっています。

参照元：あやとりシステム[https://ayatorisystem.com/2021/06/10/%E5%AD%A6%E4%BC%9A%E4%BC%9A%E5%93%A1%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%82%B7%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%A0/]

利用スタート後も修正に対応

改善したかった点

学会の会員管理をおこなうためにかつて使用していたソフトウェアは、作成してからかなり時間が経っていました。そのため、新しいOSへの対応が困難になるなど、機能の古さが業務を進める上での支障になっていました。そこで、もっと柔軟性のある新しいシステムを導入しようと考えたのです。

その際、いくつかの企業から相見積もりをとり、結果としてジュビロシステムにお願いすることになりました。コスト面などで頑張ってくれたり、さまざまなサポートをしてくれたり、そして営業担当の方の知識の多さに心強さを感じたりしたことが、決め手となりました。

得られたメリット

導入したシステムに少しずつ慣れてきている段階なので、まだ本格的に使用しているわけではないです。ただ、細かい点などを随時修正してくれるなど、きめこまやかに対応してくれるので、助かっています。扱う学会数が将来的に増えても、しっかりと対応できるシステムになっているので、これから重宝すると思います！

参照元：ジュビロシステム[https://www.jubilo.co.jp/database/jirei11.html]

マイページを活用

改善したかった点

多数の銀行振込や年会費の請求書および領収書などの発行作業が大変でした。

得られたメリット

マイページでのオンライン決済やダウンロードが可能になり、作業負担が減りました。より効率的な業務、そしてコストダウンの両方を実現できました。

参照元：SMOOSY[https://www.atlas.jp/services/membership#smoosy-result]

ウェブサイトの移行も実施

改善したかった点

ウェブサイト関連知識が豊富ではないのですが、ウェブサイトの内容を充実させたいと考えていました。

得られたメリット

会員管理用システムの導入だけでなく、学会のウェブサイトを構築するためのシステムの導入、そしてウェブサイト移行を同時におこなうことができました。

参照元：SMOOSY[https://www.atlas.jp/services/membership#smoosy-result]

スムーズに業務を進められる

改善したかった点

会員をしっかりと管理するための業務を、上手におこなうことができずにいました。

得られたメリット

管理業務の内製化をスムーズに進めることができるようになり、重宝しています。

参照元：SMOOSY[https://www.atlas.jp/services/membership#smoosy-result]

バージョンアップで足りない機能をプラス

改善したかった点

システムに関してユーザーから寄せられたリクエストへの対応を、可能にするためのシステムが必要。

得られたメリット

バージョンアップを通じて、レイアウトや機能などが、リクエストに応えるかたちで改善されることもあります。

参照元：SMOOSY[https://www.atlas.jp/services/membership#smoosy-result]

情報を全員でシェアできるように

改善したかった点

G-Macsを導入するまでは、会員情報の取り扱いに不便さを感じることが多々ありました。というのは、担当者が個別に情報を管理している場合があったので、情報が記録されるタイミングにバラつきが生じてしまい、最新の情報がどれなのかを判断するのが難しかったのです。また、必要な情報をさがすのにも、かなりの時間や手間がかかっていました。

得られたメリット

こちらのシステムの使用をスタートしてから、ひとつの情報をスタッフ全員でシェア可能になりました。その結果、かつて抱えていた課題を解決へと導くことができたのです。同じ情報を皆が常に持っている状態になるわけですから、最新情報をすぐに見つけられますし、また、情報の不整合も起こりにくくなりました。情報を各個人が管理していくことによるセキュリティ上のリスク軽減にも役立っています。

また、会議で使用する資料を用意しなくてはならないときは、情報をExcelデータとして出力できるので、スピーディーに資料を作成することも可能です。

参照元：G-Macs[https://www.gandg.co.jp/case/3800/]

システム導入で人件費削減を実現

改善したかった点

それまで使用していた古いシステムの基盤を、リニューアルしなくてはならない状態でした。リニューアルすることで、会員管理と入金管理のためのシステムを一元化し、より効率的にデータの整合性をとる必要があったのです。また、システムトラブルが発生した際には、いつも対処方法について複数社に相談していたのですが、相談相手を１社にしぼるなど、システム上の変更を加えることも急務でした。

こういった点を改善しておかなければ、お客さんからより高い満足を得ることは難しいと考えたのです。

得られたメリット

システムを改修したことで、はっきりとメリットを得ることができました。業務の効率化に成功したので、ちょうとスタッフ１人分に相当する人件費の削減にもつなげられました。かつての古いシステムで業務をおこなっていたときには、その使い勝手の悪さから、スタッフがストレスを感じるシーンも少なくなかったようです。けれども、現在ではそういったストレスも少なくなっています。

参照元：JCCソフト[https://jccinc.co.jp/customer_voice/doboku/]