名簿管理

会員管理システムの名簿管理とは

会員の氏名や年齢、住所といった基本的な情報を一元化して管理できる機能です。会員を把握するために導入する会員管理システムには欠かせない機能でしょう。この名簿を元に、他の機能と連携して作業の効率化を図れます。スポーツ団体、クラブ、スクール、習い事など、幅広いジャンルで活用されます。

会員管理システムの名簿管理のメリット

検索や管理が楽になる

システムを導入していない場合、顧客の管理は紙やExcelで行なうことになりますが、紙だといざという時にすぐ情報の確認ができず、保管場所の確保も必要になります。Excelではデータの更新が難しく、古いデータが残ってしまうことも。

会員管理の名簿管理機能を利用すれば、検索してすぐに会員の情報にアクセスでき、データの保管場所もパソコン1台分のスペースのみでOK。簡単なボタン操作で更新が可能になり、ロックをかけることでデータ紛失のリスクも下げられます。

さまざまな便利機能の元になる

名簿管理機能それだけで利用するのではなく、予約や決済情報と連携することで、名簿管理のメリットが大きくなります。申し込まれているコースに合わせた会費の回収、入会時の決済情報からの自動引き落とし、申し込みコースの条件に合った予約の管理など、連携することで管理作業がスムーズに。名簿管理の情報を修正するだけで、他の機能にもすぐ反映されるので、ミスを防げます。

会員管理システムの名簿管理はここに注意

名簿管理の情報が誤っているとすべての機能に影響してしまう

予約時や入会時など、一度は手作業で情報を入力する必要があり、そのデータを元にさまざまな機能を連携することになるため、名簿管理に誤りがあると他のサービスに影響が出てしまう可能性があります。目視確認をして、誤っているデータがないか定期的に確認する必要は残るでしょう。

連携できる機能・カスタイマイズ範囲はシステムによって異なる

会員管理システムのほとんどは、会員データを一元化して保管できる機能を備えていますが、機能の詳細や連携できる機能にはシステムによって違いがあります。導入後に必要な機能がないとならないように、どこまで自分でカスタイマイズできるのか、どんな機能と連携できるかは確認しておきましょう。

名簿情報の流出防止

顧客情報や会員情報を一元化して名簿を作成する場合、その名簿が流出してしまうと、自社に情報を提供した会員に関する個人情報や企業情報がすべて漏えいすることになり、被害規模が大きくなります。またユーザーの名前や会員の属性と、ログインIDやパスワードといった情報が紐づけられた状態で流出すると、他のサービスやサイトで同じパスワードを利用している人が乗っ取りや詐欺の被害を受けるかもしれません。

名簿情報の流出を防ぐためには、まずセキュリティ機能を搭載しており、外部からの不正アクセスやマルウェア感染といったインシデントに備えている会員管理システムを選定することが必要です。参考材料として国際規格やプライバシーマーク認証の有無を確かめることも有効でしょう。くわえて、システムや情報を管理する従業員に対して教育・研修を行い、情報管理についての意識を強化して、リスクのある行為を回避できるように日頃から取り組んでいくことも大切です。

また、ダークウェブなどの監視を行い、セキュリティインシデントやデジタルフォレンジックの専門家と事前に連携しておくことで、万が一名簿情報の流出・情報漏えいの可能性が発覚した場合でも、迅速に対処できる体制をあらかじめ用意できます。

会員管理システムとセキュリティについて詳しく見る

会員管理システムの名簿管理はこんな人にピッタリ

会員を管理する施設であれば、名簿管理を導入するメリットは多くあるでしょう。現状、Excelや紙で管理しており、利用者の情報確認に手間がかかっている施設は導入を検討してみてください。

欲しい機能が充実している会員管理システムを探そう

一口に会員管理システムといっても、どんな悩みを解決したいかによって必要な機能が異なります。当サイトでは、悩み別に必要な機能とおすすめのシステムを紹介しています。どんな会員管理システムが自分の施設に向いているか、ぜひ参考にしてみてください。

名簿管理機能がある会員管理システム

クライゼル

会員サイトやマイページの構築ができるクライゼルには標準でサービス連携機能が搭載されており、今使っているシステムのデータの引き継ぎ移行ができます。例えば、これまでの会員名簿を新しいシステムに移行し、同時に新たに登録する名簿と統合することも可能です。

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シクミネット

名簿管理に必要な項目を指定してカスタマイズできるほか、1つの画面に表示して確認することもできます。名簿をExcelやCSVにエクスポートも可能。宛名ラベルの作成も簡単に行えるので、DMなどの発送業務にも活かせます。

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ZIPヨガ運営システム

ヨガスタジオなどの施設運営に特化した会員管理システムです。一般的なスタジオレッスン管理のほか、オンラインレッスンにも対応しており予約受付を自動化できます。導入前にデモンストレーションや無料トライアルができるので、使用感を確かめた上で導入を判断できます。

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スマートコア

各業界の協会団体や学術団体、校友会を中心に導入実績を持つスマートコア。会員のプロフィール項目をカスタマイズできるようになっており、必要な項目だけを設定することができます。オプションによる会員データの出力やラベル作成も可能です。

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SMOOSY

学会の運営に特化したオンライン会員管理サービスです。名簿管理をオンライン化する、会員自身に名簿を作成してもらうなど、学会の管理状況や課題・予算に合わせてプランを選べるようになっており、使える機能に違いがあります。

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Nice!Members

公益法人の会員管理に特化して開発された専用ソフトウェアです。個人会員と法人会員の両方に対応しており、会員区分を定義すれば複数の種類の情報を、同じデータベース上で管理できます。クライアントサーバーによる強固なセキュリティ対策が求められる団体におすすめです。

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フリーウェイ顧客管理

簡単な名簿台帳なら約10分で作成できる、シンプルな操作感が強みです。会社やチーム、サークルのメンバーの名簿などを作成し、共有するのに適しています。データ共有は3人までなら無料で行えるので、限られた少人数のみで管理する場合におすすめです。

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MarkONE

プログラミング不要で会員制のサイトを構築できる機能が搭載されています。要望に合わせて必要な機能だけをカスタマイズできるので、導入コストをなるべく抑えることも可能です。アンケートフォームで収集した情報の管理もでき、収集後のマーケティングに活用できます。

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らくらく顧客管理

スイミングやゴルフ、ヨガスタジオ、英会話など幅広いスクールに対応しています。クラウド型システムなので、リアルタイムで名簿確認が可能。会員の住所を自動算出する機能も搭載されており、データを参考にチラシやポスティングによる集客を仕掛けることもできます。

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Smart Hello

顧客情報を多店舗で管理できるため、全国展開をしているスクールやチェーン店などの顧客管理に適しています。これまでのノウハウや利用者の声をシステムに反映させて頻繁にアップデートを続けているので、使い続けるうちに要望に合ったサービスを増やしてくれる可能性があります。

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