ジム・フィットネス

ジム・フィットネス運営に
「会員管理システム」 の導入で、理想の運用へ

一口に会員管理システムと言っても、近年は多くのニーズに応える多彩な機能があり、システムによって得意とする分野が違います。ここでは、ジム・フィットネスの会員管理におすすめのシステムを、導入コスト（初年度の費用）が安い順に3つ紹介しています。自分に必要な機能を確認し、悩みにぴったり合った会員管理システムの導入で、理想の運用を叶えましょう。

ジム・フィットネスの会員管理システムについて
独自アンケートで調査！

ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）会社員・自営業の男女107人に独自のアンケート調査を行いました。

会員管理システムの導入目的は？

人件費・コスト削減を目的に導入したジム・フィットネスが過半数を超え、最も多い回答でした。

会員管理システムの導入初期費用やランニングコストで、費用がかかりすぎてしまっては本末転倒なので、初期費用と月額費用を必ずチェックするようにしましょう。

会員管理システムの導入目的に関するアンケート

対象：「ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）」と答えた20歳以上の会社員・自営業の男女107名 ※複数回答可能
期間：2024年2月15日～21日実施（調査機関：Fastask）

会員管理システムを選ぶ際の決め手は？

機能、対応ユーザー数、価格の3つの項目が40%を超えて高い割合になっています。

ジム・フィットネスの会員の規模感に合っているかを対応ユーザー数で確認し、欲しい機能が含まれていてその価格が適正かをチェックすると良いでしょう。

会員管理システムを選ぶ際の決め手に関するアンケート

対象：「ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）」と答えた20歳以上の会社員・自営業の男女107名 ※複数回答可能
期間：2024年2月15日～21日実施（調査機関：Fastask）

会員管理システムを導入して楽になったことは？

最も多かったのは、入会・予約・会費などの管理といったバックオフィス作業を効率化でき、ジム・フィットネスの会員への対応時間を増やせたことでした。

人件費・コスト削減が実際にできたと回答した人も40%を超えています。

他に、システムで会員を分析し、それを新規会員の獲得などにも活用できるというメリットがあるようです。

会員管理システムを導入して楽になったことに関するアンケート

対象：「ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）」と答えた20歳以上の会社員・自営業の男女107名 ※複数回答可能
期間：2024年2月15日～21日実施（調査機関：Fastask）

会員管理システムを導入する前に懸念点はありましたか？

コスト削減や業務効率化のために会員管理システムの導入を検討していても、初めての場合心配な点が多々あるはず。

実際に導入した人の中でも、使いやすいシステムなのかが不安だったという回答が60%を超えて最も多いという結果となっています。導入前に会員管理システムの操作性を公式サイトで確認しておくと良いでしょう。

会員管理システムを導入する前に懸念点に関するアンケート

対象：「ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）」と答えた20歳以上の会社員・自営業の男女107名 ※複数回答可能
期間：2024年2月15日～21日実施（調査機関：Fastask）

ジム・フィットネスで使用する会員管理システムに求める機能は？

最も多かったのは、会費・請求管理機能でした。つづけて、入会・受付管理機能、予約管理機能、会員管理機能が求められています。

ジム・フィットネス向けの会員管理システムおすすめ3選では、

チェックするべき項目である「初期費用・月額費用」「機能」を表に分かりやすくまとめています。

導入前にチェックして、比較検討してみてください。

ジム・フィットネスで使用する会員管理システムに求める機能に関するアンケート

対象：「ジム・フィットネスなどのスポーツクラブ業界での勤務経験があり、会員管理システムを導入している（または導入したことがある）」と答えた20歳以上の会社員・自営業の男女107名 ※複数回答可能
期間：2024年2月15日～21日実施（調査機関：Fastask）

ジム・フィットネスにおすすめの
会員管理システム3選の
費用と機能をチェック

ジムの会員管理システムの導入事例

ドア解錠機能によりICカード作成の手間とコストをカット

【課題】コスト削減を推進したい

会員管理を効率的にするため、自店舗に合ったシステムを探していた。既に入退室管理システムは導入していたため、連携できるとなお良い。そこで、既存システムと連携でき、web入会時にクレジットカードを登録できる会員管理システムを導入した。

【成果】会費納入状況と連動した解錠管理が可能となった

導入した会員管理システムでは、アプリでドア解錠が可能。会員がドアを解錠するためのICカードを作成する必要がなくなり、コストと手間を削減。また、会費未納の会員はドアを開けられないよう制御してくれるのも便利。

さらに、契約ロッカーの空き状況を管理してくれる機能も役立つ。入会時には空きロッカーを選ぶだけで会員と紐づているため、ロッカー管理の手間も減らせた。

引用元：Smart Hello [https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice]

Smart Helloについて詳しく見る

細かい会費計算で割引設定や繰り越しも簡単

【課題】旧システムからの移行がスムーズにできそうになかった

公共スポーツ施設での会員管理システム導入事例。以前から同社の旧システムを利用していたが、新システムへ移行。

【成果】クラウド管理で利便性が高くなった

以前は顧客情報を施設内のサーバーで管理していた。新システムではクラウドサーバーで顧客管理を行えるようになり、サーバーの管理コストを大幅に軽減。また、細かい会費計算が可能なため、入会キャンペーンを行う時でも割引設定を簡単に行えるように。さらに月会費未納時の繰り越し機能もついており、利便性が高いのが特徴。

同グループの別施設でも同じ会員管理システムを導入していて、そちらではPOS機能をメインとして活用しているそう。

引用元：Smart Hello [https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice]

Smart Helloについて詳しく見る

困った時でも電話サポートでスマートに解決してくれる

【課題】ランニングコストがかさんでしまいそうなのがネック

会員管理を効率的に行えるシステムを探しており、数社の商品を比較。
導入した会員管理システムよりも画面デザインが良い・決済や操作性が良い商品はあったが、必要な機能を揃えようとするとオプション追加でどんどん月額費用が高額に。導入費用やランニングコストが心配になってしまう結果に。

そのため、標準で物販（ポスレジ）といった希望の機能が付いている会員管理システムを選んだ。

【成果】納得の金額で必要な機能を網羅

導入した会員管理システムは、物販や館内売掛、売上機能などが充実しているうえ、出力する帳票類もバリエーションが豊富。納得の金額で必要な機能を揃えることができた。

また、365日対応してくれる電話サービスも便利。店舗では朝の立ち上げや夜の締め作業時にトラブルが発生することが多いため、サポートサービスは重要なポイント。
しかし他社ではメールやチャットで問い合わせをする形式のため、現場で相談したいときには手間がかかってしまうのではないか…と考えた。
実際に導入後は電話サポートを利用していますが、いつもきちんと質問に答えてくれるそう。困っている課題も伝えてみると、新たな提案などもしてくれるので助かっている。

引用元：CLUBNET[https://www.fitcom.co.jp/voice/voice11/]

CLUBNETについて詳しく見る

予約ごとの個別管理を一元化し、手間やコストを削減

【課題】施設ごとに違うフローの一元化が難しい

これまで予約の対象施設によってシステムや運用フローが異なり、予約業務が複雑になっていた。そのため予約業務に多くの人員を必要としており、運用コストも高額に。

さらに業務が煩雑なことでシステム停止やトラブルが発生すれば、機会損失につながる恐れもあった。そのため、業務効率化が重要な課題。

また、短納期での導入を目指しており、その要望に応えてくれる会員管理システムであること、長期的に安定して頼れることを条件としていた。

【成果】カスタマイズで管理一元化

通常なら開発から導入完了まで半年程度かかるところを、パッケージ商品をカスタマイズすることで短納期を実現た。

予約フローはすべてシステム化したほか、これまで予約ごとに個別で行っていた管理を一元化。1つの管理画面からすべてのインターフェースやユーザーを一括で管理できるようになった。そのため、管理の手間や人員コストを削減できた。全会員を一括で管理できるため、コミュニケーションロスや人為的ミスのリスクも軽減できている。

さらに、システムとインフラを同じ会社に依頼することで、トラブル時の対応もスムーズになった。
トラブル時には、不具合の原因がシステムのインフラのどちらにあるかを考えるが、こちらの事例では1社がシステム・インフラの開発を行っているため、受付窓口が原因の切り分けを実施。不具合の原因がシステムかインフラどちらにあるのかを判断し、すぐに保守対応を開始してくれるるのが便利な点。

引用元：リザエン[https://www.riza-en.jp/work/esforta]

カウンセリングや指導に専念できるようになった

【課題】トレーナーの作業範囲が広すぎる

こちらのジムは、完全予約制で完全個室のプライベートジム。トレーナーの顧客に寄り添ったサポートが魅力だが、運営業務もトレーナーが行っていて、営業中の運営業務が負担になっており、指導に専念できる環境づくりを行う必要があった。そこで、会員管理システムの導入を決定た。

【成果】対人業務に集中できるようになった

会員管理システムでは、体験予約や入会、決済、レッスン予約などが可能。これまでトレーナーが行っていたフロント業務を、会員管理システムが代わりに行ってくれるように。

トレーナーは顧客へのカウンセリングや指導に集中でき、サービスの質が向上。人だからこそ提供できるサービス業務に手間や時間をかけられるようになった。

引用元：hacomono[https://www.hacomono.jp/case/case_onehopegym/]

hacomonoについて詳しく見る

入退室管理システムとの連携でスタッフの負担を軽減

【課題】スタッフの作業が煩雑だった

野球とゴルフのパフォーマンス向上に特化したこちらの施設では、顧客の動作を撮影して詳しく分析し、飛距離アップやスイングスピードアップ、球速アップ・変化球取得などに向けた施術やトレーニングを提供している。

しかしトレーニングスタッフが事務手続きも行っているため、指導以外の業務に時間を割かなければならないのが大きな負担に。そのため、スタッフが指導に集中できる環境づくりが求められていた。

【成果】指導に集中できる環境を整備

会員管理システムと連携可能な入退室管理システムも併せて導入し、顧客の手動による手続きが可能になった。入会手続きから決済、レッスン予約、施設への入退室に必要な手続きを顧客自身で行えるため、スタッフの負担が大幅に軽減。
指導に集中できる環境が整い、質の高いサービスを提供できるようになった。

引用元：hacomono[https://www.hacomono.jp/case/case_winnerslab/]

hacomonoについて詳しく見る

導入したことでレッスンのクオリティが上がりました

【課題】スタッフの電話対応と予約管理の一元化

会員からの予約変更やキャンセルの電話は、手が空いているスタッフが対応していたが、レッスン中に手を止めることが増えてしまっていた。また電話対応の手間を減らすだけでなく、予約管理や会員費のやりとりなども予約システムに一元化したい、という課題もあり、会員管理システムの導入が必要になった。

【成果】顧客満足度のアップに貢献

導入時点はもちろん、頻繁にアップデートがあることで、将来的にこちらが要望するシステムに近づけていくことができるのでは、と考えた。

実際、導入してからは電話対応を大幅に削減することができ、レッスンで提供できるサービスのクオリティも上がっています。STORES予約そのものが使いやすいため、スタッフも簡単に使いこなすことができた。現場の仕事に集中できることで、顧客満足度も上がっている。

参照元：STORES予約[https://stores.jp/reserve/cases/anchor]

STORES予約について詳しく見る

必要なシステムをしっかりと設置できた

【課題】システムの仕組みが不十分

24時間営業の無人レンタルジムを運営。回数券のシステムが必須のため、既に予約管理システムを導入していたが、そのシステムの仕組みが不十分…。しかも設定上の不明点があってもメールでしか問い合わせができず、問題の解決まで時間がかかっているのも課題。結局、希望の回数券システムにもならず、システムを切り替えが必要と判断。

【成果】柔軟に設定できサポートも万全！

「STORES 予約」にシステムを移行させたところ、他のシステムサービスとの連携ができたため、回数券システムを充実させることができた。必要なシステムを柔軟に設置できることは大きなメリット。

また、システムの移行そのものは大変な作業だと思っていたが、これまでのメールだけの対応とは打って変わって、サポートの担当者とオンラインで打ち合わせを行うこともでき、導入後のシステムをイメージすることができた。サポートの体制がしっかりしているため、設定上の疑問点があっても不安なく進めることができたのも良かった点。

参照元：STORES予約[https://stores.jp/reserve/cases/cubetakatobashi?via=case_study]

STORES予約について詳しく見る

無駄のないシステムで売り上げアップを実現

【課題】顧客第一を実現できるシステムが必要

会員第一主義を掲げ、金額の返金システムやモニター制度など、細かい会員管理を大事にしたジムを運営。各店舗からトレーナー全員が集まり、戦略を会議で立てるなど、会員からの声も全体でしっかり共有する必要があった。

【成果】詳細情報まで把握できるようになった

会員管理システムを導入したことで、まず顧客情報に紐づけて会計情報を管理することができるようになり、これに独自項目を作成できる機能も加わり、会員の詳細情報を把握することができるようになった。

トレーナー側に対しても、それぞれの稼働状況はもちろん、専属トレーナー制度ならではの成績も一元化して把握できるようになり、どのトレーナーがどれほどの会員を担当しているかも管理。独自に分析を行うことで、来店促進を無駄なく進めることができ、ジムの売り上げをアップできるように戦略を立てることができている。

参照元：SOSIA POS SALON[https://sosia-pos.jp/result/bodyimpactplanner/]

会員情報を正確に把握できるカスタマイズ機能が充実

【課題】膨大な顧客情報を管理する必要性

会員の悩みや状態にあわせて、独自のメソッドに基づくマンツーマンの施術を提供するサロンを運営。お客様に関する情報は膨大な数になるため、それらを正確に把握・管理できるカスタマイズ性の高いシステムが必要になっていた。またサービスは回数券システムになるため、それらの消化状況も把握するシステムを求めていた。

【成果】トレーナーの成績評価や広告媒体の選定にも役立った

導入した会員管理システムで、回数券の消化状況を正確に管理できるように。それぞれのトレーナーに対する評価を、「回数券をどれだけ消化できているか」においているため、成績として正確に評価できるようになった点が、活用できるメリットになっていると感じる。

さらに、新規会員の獲得に活用している広告媒体をヒアリング・分析する際もSOSIA POS SALONを使用。反響分析ができるため、効果的なメディアをピックアップして使うことができるようになった。

参照元：SOSIA POS SALON[https://sosia-pos.jp/result/perfect_stretch/]

導入事例からわかる
ジムの会員管理

ジムはレッスンでの会員とのやりとりの他に、毎月の会費請求や入館の管理、入会手続きの対応など事務作業が多く発生します。事務作業の効率を高められる機能を搭載したシステムを導入できると、メリットが多いようです。また、最近ではオンラインレッスンを考えるジムも多く、その導入のためにシステムを入れるケースも増えています。

フィットネスの会員管理システムの導入事例

ペーパレス入会受付・スタジオ予約・レッスン管理を統一

【課題】複数の機能を1つのシステムに統一したい

0歳から100歳まで、3世代4世代が家族で通える施設づくりを目指している。総合型スポーツクラブの運用には複数の機能が必要だが、それを1つのシステムで管理したい。

【成果】1つのシステムで必要機能をカバー

SmartHelloでWeb入会・タブレット入会・スタジオ&パーソナルレッスン予約・スクール欠席振替など、1つのシステムで各種運用をカバーできた。

スマートロックとも連携しているため、セルフエステ部屋に会員自身が予約し入室するシステムも実現。

結果的に、1つのシステムに集約できたため、コストの削減やスタッフの業務効率化にも期待している。

参照元：Smart Hello[https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice]

Smart Helloについて詳しく見る

顧客の声をすぐサービスに反映

【課題】申込みを紙からウェブ入会に変えたい

これまでは紙で管理していたジムの入会申込書を、「ウェブを通じた入会申し込みに切り替えたい」と考えていた。既に会員管理システムは導入していたが、ウェブ入会ができないものだったため、課題を抱えていた。関東エリアを中心に、全国に11店舗の拠点が広がっていることもあり、入会申込書の電子化が課題になっていた。

【成果】アンケートや分析まで容易に

新しい会員管理システムに切り替えることで、ウェブを通じた入会申込書が実現。紙で管理していたものが、タブレットを使った入会申し込みもできるようになり、ペーパーレス化と電子化を実現することができた。

入会申し込みの際に、あわせて入会にあたってのアンケートを行なっているが、これについてもタブレット上で申込者に入力してもらうことができるようになった。アンケートの分析まで容易に行えるようになったため、会員の声を現場のトレーナーにもすぐに共有することができる。こうして入会促進と同時に、サービスの向上まで実現することができた。

参照元：Smart Hello[https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice]

Smart Helloについて詳しく見る

集金代行まで含まれるリーズナブルな利用料

【課題】導入コストを抑えたい

人気があるインストラクターのレッスンを地方で受けることができるヨガスタジオを運営。そういった事情もあり、あまり予算をかけずに会員管理のシステムを導入することが課題だった。比較的安価なシステムを探していた。

【成果】集金代行サービスまで含まれていて満足

「Smart Hello」は、月額コストが1万円というリーズナブルな会員管理システムだったため、魅力的だった。また35年以上にわたって、1100施設以上もの導入実績があるということも、非常に信頼できるポイントだった。こういったところから、実際の相談をおこなった。

実際に導入してみたところ、使いやすい利用料金だけでなく、会員が所属している情報を通じて、それぞれの方の会費を自動的に計算してもらうこともでき、未納者の管理や集金代行まで行ってもらえた。この料金で集金代行までできることに、とても満足している。Smart Helloからチャット形式でシステムサポートを受けることもできるため、安心して利用できる。

参照元：Smart Hello[https://www.systemd.co.jp/smart_hello_voice]

Smart Helloについて詳しく見る

さまざまな角度から分析できる機能が便利

【課題】サービスの分析ができなかった

洗練されたフィットネスクラブをコンセプトに店舗を運営しているが、既に導入していた会員管理のシステムでは、サービスの分析作業に必要なデータを出力することができないことが課題だった。また、営業中にもかかわらずシステムが止まってしまうこともあり、業務に支障が出て来ていることも、大きな課題のひとつだった。

【成果】安定稼働とサービス分析が可能に

営業上の大きな課題だった安定稼働を実現することができたのはもちろん、さまざまなデータを抽出し、いろいろな角度から分析することができるようになった。来館記録や売上、在籍情報といったデータを、さまざまな角度から出力して分析することで、「会員様の定着のために、どのような戦略を立てるべきか」という課題に対して、統計立てた視点から考えやすくなった。

おかげで、結果的にフィットネスジムの業績も伸び続けており、CLUBNETを導入したメリットをじゅうぶん感じている。

参照元：CLUBNET[https://www.fitcom.co.jp/voice/voice01/]

CLUBNETについて詳しく見る

顧客対応や安全管理にも影響

【課題】手作業による業務量オーバーやミスが多かった

ジムのスタジオはもちろん、プールやスパ、ゴルフ練習場まで設置している総合型のフィットネスクラブを運営。導入前は会員管理の業務を手作業で行っており、親子3世代が利用できるサービスを提供しているため、業務が集中する期間には、電話窓口のフロント業務が対応できないことも。スタッフの業務量オーバーにもなっており、事務処理のミスまで発生していた。

【成果】手作業がなくなり対応や指導がメインに

「CLUBNET」導入にあたって、担当者としっかり打ち合わせを行い、実装を進めることができた。サポートセンターとも確認をとることで、システムを導入すると同時に、電話対応をなくすことができ、また大きな課題だった手作業もなくすことができた。感覚としては、業務量の80%を削減することができたと思っている。

システムを導入することで、指導者間での情報共有や安全管理の強化に力を入れることができるようになり、お客様の対応や指導を業務のメインにすることができている。

参照元：CLUBNET [https://www.fitcom.co.jp/voice/voice10/]

CLUBNETについて詳しく見る

入場前の混雑を解消することができた

【課題】人気のレッスンではスタジオに行列が

「非日常」をコンセプトに、ジムやスタジオはもちろん、ゴルフやヨガといった豊富なサービスを提供している施設を運営。リラクゼーション関連のアイテムも販売しているが、人気のレッスンになると、整理券を受け取るために、スタジオの前には行列ができてしまっていた。こうした整理券入手の列を解消することが課題だった。

【成果】行列を解消しスタッフの適切な配置を実現

課題だった整理券入手を待つ行列の解消が実現できた。会員にはスマートフォンから予約手続きを行ってもらうだけで、時間通りにレッスンに来ていただくことができるようになり、会員側での時間の有効活用もできるようになった。

また施設やスタッフとしても、レッスン前の整理券作成や配布業務を行う必要がなくなったため、スタッフを適切に配置することができるようになった。整理券配布や行列の整備をする必要がなくなったことが業務の効率化につながった。

参照元：hacomono[https://www.hacomono.jp/case/case_inspa-yokohama/]

hacomonoについて詳しく見る

オープン初期の業務過多が心配だった

【課題】受付業務をオンラインで行いたい

スタジオレッスンはもちろん、パーソナルトレーニングやキッズスクールなど、多彩なサービスを提供している複合フィットネスクラブをオープン。大人の会員はもちろん、子どもを対象にしたサービスでは、語学能力の向上にも取り組んでいる。オープンにあたって体験や入会といった受付の手続きを、オンラインで行えるようにしたかった。

【成果】様々なプログラムをスムーズに提供できる

フィットネスクラブのオープン直後は、入会や体験の受付業務でとても忙しかった時期になったが、会員管理システムの「hacomono」を導入していたため、専用の申込用紙も必要がなく、お客様にはすべてオンラインを通じて申し込みをしてもらうことができた。

hacomonoで必要な情報を入力してもらった上で来館してもらえるため、オペレーションもとてもスムーズに行えた。多彩なサービスを提供していることから、会員様の種別やチケットの販売も複雑になりがちだが、hacomonoではすべて対応できた。オンライン上で決済まで完了できるため、当日の金銭の授受も不要になっている。

参照元：hacomono[https://www.hacomono.jp/case/case_mixa/]

hacomonoについて詳しく見る

顧客取り逃がしを改善

【課題】予約やキャンセルの対応で手一杯に

24時間営業で地域密着型のフィットネスクラブを運営。年配のお客様が多く、ジムの利用にも慣れていないこともあったが、オープン当初は予約管理を紙で行っており、会員側では予約しづらい、スタッフが話では予約管理の業務に時間を取られてしまい、利用者を待たせてしまうことも多く発生していた。毎朝、ジムがオープンしてから予約券を配布していたことも、利用のしづらさになっていた。

【成果】レッスン参加率が2倍になった

「STORES 予約」を導入した結果、まずスタッフ側では、電話対応などの管理業務が効率化され、予約管理に割いていた時間をほぼなくすことができた。その代わりに、パーソナルトレーニングにあたってのセッションや、事務の清掃といった業務をしっかりと行うことができるようになった。

会員側としても、オンラインで予約をすることができるようになったため、レッスンに参加しやすくなった。キャンセル率も低下し、満員で実施できるレッスンも増えてきた。会員のレッスン参加率を倍増することができている。

参照元：STORES 予約[https://stores.jp/reserve/cases/nature_fitness]

STORES予約について詳しく見る

事務作業の負担を約4割カット。人件費効率もアップ

【課題】改善したかった点

会員管理システムを導入したこちらのフィットネスジムは、24時間営業を行っており、スタッフ不在の時間帯もあり。そのため、安全な無人運営のためのセキュリティと入退室管理システムが必要だった。
そこで、信頼性と耐久性を備えた会員管理システムの導入を検討。また、入退室管理システムと連携可能な会員管理システムの導入を決定した。

【成果】スタッフの作業が減ってミス発生リスクも抑えられた

入退室管理システムと会員管理システムを導入した結果、入会手続きや鍵発行のための事務作業の負担を約4割カットすることに成功。
また、事務作業のミスを減らすことにも貢献。たとえば紙ベースで入会手続きを行った場合、スタッフによる入力作業時にミスが発生する可能性があるが、顧客自身がスマートフォンで入力するシステムへと移行したことで、入力ミスのリスクも避けられたのが大きなメリット。

また、入退室管理システムで利用の多い時間帯を調べ、スタッフの配置時間を変更。人件費の効率化にもつながった。

引用元：akerun[https://akerun.com/casestudy/detail_nakd/]

業務効率化と人件費削減を実現

【課題】入退室管理がまったくできていなかった

廃校を活用した施設に入居しているフィットネスジム。複合施設で営業を行っていることから、ジム内や周囲の店舗に訪れる客などさまざまな人が出入りしている状態。そこでセキュリティの重要性を感じ、入退室管理を行えるシステムの導入を検討。
また、フィットネスジムの運営には会員管理システムも欠かせないと考え、連携可能な入退室管理システムと会員管理システムの導入を決定した。

【成果】会員種別に合わせた入退室管理ができるように

入退室管理システムと連携する会員管理システムを導入したことで、会員の入会手続きから鍵権限の発行までを自動化。会員の種別に合わせて利用できる時間帯を制限することも可能。

また、鍵や施設の受付管理が効率化したことにより、スタッフの人員削減にも成功。人件費を抑えることができたのもメリットのひとつ。

このように、連携可能な入退室管理システムと会員管理システムを導入したことで、業務効率化や人件費削減を実現できて、作業環境が良くなった。

引用元：akerun[https://akerun.com/casestudy/detail_iizuna/]

イベント時の業務負担を軽減

【課題】システムの老朽化で支障が出ていた

会員制のスポーツクラブではイベントを多数開催しているが、イベント時にはフロントでの受付・入力業務に大きな負担がかかってしまうのがネック。また、既存システムは老朽化により業務に支障をきたすレベルであり、改善が求められていた。

こうした背景から、入会から退会までの手続きや会費管理を行えるシステムを導入することが決定した。

【成果】さまざまな機能を活用

導入したシステムは、入会から退会までの各種諸届管理や会費・売上管理、施設予約管理などの機能が備わってるもの。さらに、在籍・利用管理システムにより、月ごとに必要な各種統計資料も作成してくれる。

また、オプションシステムの「webイベントシステム」も利用し、イベント業務の省力化を実現。会員がインターネットからイベントの申込を行えるため、スタッフの作業負担を大幅に軽減できた。

導入したシステムを最も利用するのはアルバイトのフロントスタッフだが、操作が簡単なためストレスなし。むしろ以前よりも使いやすくなった。

引用元：NESTY[https://www.nesty-g.co.jp/corp/system_peg/#tab4]

導入事例からわかる
フィットネスの会員管理

予約管理や名簿の管理など、レッスンやコースの状況を把握したり、利用者とのやりとりをスムーズにしたりする機能を活用しているフィットネスが多いようです。作業を効率化し、人件費の削減や人的ミス防止に役立ったというケースも。作業効率を高めて利用者への対応に集中できるのが魅力でしょう。

ジム・フィットネスの会員管理システムはここに注目

会員情報管理機能

個人情報を登録するだけでなく、会員制ビジネスに必要不可欠な入退会・休会・種別変更などの処理ができるシステムが便利でしょう。来館状況や会費の納入状況など、必要な情報を必要なシーンですぐに照会できると、対応がスムーズです。

住所や電話番号などの必須項目以外にも、施設独自の会員情報を追加できるシステムだと、施設のコンセプトにあったサービスを提供しやすくなるでしょう。登録した情報を検索条件にしてリストアップし、人数を集計するのも簡単にできれば、利用者の変化や動向も分析できます。

ジム・フィットネスを運営するにあたって、会員情報を適切に管理するのは非常に大切です。しかし入会者だけでなく、退会者・休会者まで管理するとなれば情報は膨大にとなり、業務負担が非常に大きくなるでしょう。会員管理をシステム化することでペーパーレス化も進み、業務負担が削減できるだけでなく、ミスの発生も抑えられるといったメリットも期待できます。

レッスン・予約管理機能

レッスンのスケジュール管理、受講者の予約、定員の管理ができる機能です。電話で何度も調整する必要はなく、募集枠を作成したら後は利用者が予約するのを待つだけ。利用者側も、24時間WEBから予約できるので利便性が高まります。

必ずしも毎週同じ時間に来店できる人ばかりではなく、仕事が早く終わったときだけ利用するケースもあります。わざわざ電話で予約取得をするのは、仕事中であれば難しいことも。スマホで簡単に予約できれば、利用者によっては気軽にジム・フィットネスへ立ち寄りやすくなります。予約状況も把握しやすくなるため、自身の都合で予約取得できるのは大きなポイントです。

また、ホームページやアプリに予約機能を搭載でき、連携できるシステムにすることで煩わしい予約管理がスムーズになります。さらに会員の入会情報と連携できれば、回数制限や時間制限を自動で検出。範囲外での予約ができないように制限できます。毎回コースの確認をしたり、調整可能かどうかを確認したりする必要がありません。

会費回収機能

事前に登録しているクレジットカードや口座から期日になると自動的に会費を引き落としてくれる機能です。会員の名簿・情報と連携すれば、キャンペーンやオプションの有無も自動で判別してくれるので便利。メンテナンス不良による会費のズレや、目視確認の手間を削減できます。レッスンごとにレッスン料がかかる場合も、予約と同時に決済できる機能がついていると決済がスムーズです。

ジムにおいて毎月の会費請求業務は非常に大変な作業であり、絶対にミスのないようにしなければならない業務のひとつ。また毎月の売り上げや利用者人数なども把握しやすくなるといったメリットもあります。

物販・在庫管理機能

レッスン時に使用する設備・備品の在庫管理が可能です。レシートプリンター・キャッシュドロアと連動したPOSレジや、物販商品の在庫管理を行えます。登録された設備・備品を、どのメニューを選択したら利用するか、同じ時間に何予約まで受付可能か、などを管理できます。また、物販売上の管理はもちろん、会員に紐づけた売上情報を登録することができ、販促活動にも役立ちます。会員に紐づけた売上を登録でき、特定の商品を購入した会員にメールを送信するなどの販促活動につなげることも。領収書の発行もすぐできるシステムだとさらに便利でしょう。

また、仕事帰りなどでジム・フィットネスを利用する方にとって、物販機能はとても役に立ちます。出勤前や仕事帰りに立ち寄るケースや必要なグッズを忘れるケースは意外と多く、そんなときに購入できる商品がハッキリ分かれば、利用者にとっては非常に便利になるでしょう。アメニティ関連などを購入できれば必要最低限度の荷物を持参するだけで済むため、より身軽にジム・フィットネスが利用しやすくなります。他にも、プロテインなどの物販を促すことで利用者にとっても手ぶらで来店しやすくなるでしょう。

分析機能

利用が多い曜日はいつか、利用者の性別や年代に偏りがあるか、といった情報を一覧で確認し、分析できる機能があると便利です。今後どのようなサービスを展開していくか、人員の配置をどうするか、といった次のアプローチを考える材料に。さらなる会員数アップに繋げられます。

ジムを経営するにあたって、来場者数やアンケートの分析などの情報把握は欠かせません。状況に応じて販促活動を強化でき、ジムの経営戦略にも役立つでしょう。また分析を上手く活用することで、顧客満足度アップにつながるサービスも立案しやすくなるといったメリットもあります。

ジム・フィットネス利用者が欲しい会員管理システム機能

利用者にとって会員管理システムが導入されていれば、ジムやフィットネスを利用しやすくなるケースもあります。ここでは利用者にとって魅力的なシステムを具体的に見ていきましょう。

入会受付機能

ジム・フィットネスの場合、新規会員の入会手続きを行わなければなりません。利用者にとって入会する際に受け取る紙は膨大で、煩わしいと感じることも。システム化をすることで煩わしさや余計な負担を軽減できます。またジム側にとっても新規会員にジムの説明や規約などを説明する際、紙ベースであれば管理の手間も大きくなってしまうためシステムを活用することで、同意などを電子サインにできペーパーレス化が図れます。さらにアプリなどでWEB入会申し込みができれば、スタッフに余力が生まれ、指導業務に専念してもらえます。

予約受付機能

スマホやパソコンなどから簡単に予約取得できれば、利用者にとっては非常に便利です。急に仕事が早く終わったといったケースでも、スムーズに空き状況などがチェックしやすくなります。より使い勝手の良いジム・フィットネスだという印象になるでしょう。

チェックイン機能

受付のスタッフが必ずしもいる訳ではなく、呼び出しまでに時間がかかりチェックインが遅くなることも。ジム・フィットネスによってはレッスン開始の時間が決まっているケースもあり、ギリギリに駆け込んでしまえばドタバタしてしまいます。自動でチェックインできれば、スムーズな受付ができ、無駄な時間も発生しにくくなるでしょう。

ドア解錠機能

女性が多く利用するジム・フィットネスの場合、セキュリティ面への不安を抱く利用者も少なくありません。ジムやフィットネスの中にはスタッフが常時在籍しておらず、利用者だけで設置されているマシンなどを活用して体を動かす場所もあります。もし不審者が入ってきたときに、対応が難しいと感じてしまえば不安になることも。ドア解錠をシステム管理することで、部外者が入りにくい体制となりセキュリティ面での安心感につながります。

混雑確認機能

せっかくジム・フィットネスまで足を運んだにも関わらず、多くの利用者で混雑していれば、自分が使いたいマシンを好きなタイミングで利用できないこともあるでしょう。混雑状況などを簡単にアプリなどで確認できれば、比較的空いているタイミングで来店できることができます。またマシンの空き状況などが一目でわかるので、マシン利用もスムーズになって利便性が高まる機能です。

お知らせ機能

ジム・フィットネスのチケットや物販などのセールやサービスなどのお得な情報をはじめ、臨時休業などのリアルタイムな情報が受け取れるシステムも利用者にとっては魅力的。せっかく来店したにも休業だったというケースもなくなり、アプリなどでこまめに情報をチェックし、お得なタイミングで物販購入などができます。

ジム・フィットネス運営側が欲しい会員管理システム機能

会員管理システムを導入することで利用者だけでなく、運営側にとっても大きなメリットがあります。ここでは主に事務作業であると助かる機能について見ていきましょう。

インストラクター管理機能

フィットネスの場合、複数人のインストラクターが在籍しているケースも多く、それぞれのスケジュールを管理するのも大変です。インストラクター管理をシステム化することで、レッスンスケジュールに応じたインストラクターが配置でき、何らかのトラブルでインストラクターが不在の時もスムーズに交代のインストラクターが見つかりやすくなります。

会員管理機能

ジムに入会している方々の会員管理は非常に重要です。入会者だけではなく、退会者や休会者の管理もしなければならず従業員にとっては大きな業務負担となります。入会・脱退をシステム管理にすることで、スタッフの業務負担軽減につながるでしょう。また人為的なミスも少なくなり、正確に管理がしやすくなります。

会費請求機能

月会費など会費に関する請求はミスができない業務のひとつです。もしミスをしてしまえば、信用が落ちてしまうので注意しましょう。だからこそスタッフが一つ一つ作業をしてしまえばミスも起きやすくなるため、システム化することが良いでしょう。月会費を請求するだけでなく、退会者の請求をストップする、休会者には休会費の請求に変更するなどの手続きも自動でできるシステムもあります。

データ分析機能

利用者数・月々の売り上げ・アンケート結果などのデータを分析することで、さまざまな情報が得られ、状況によっては満足度向上のためのサービスを新たに展開し、リピーターの定着化に繋がります。データ分析をシステム化すれば、客観的にフィットネスの経営状況を把握できます。

お知らせ機能

台風などの天候不順などの際に、ジムが空いているかどうかをスマホなどでお知らせできます。そのほかにお得な情報なども送信できれば、気軽にリサーチしたい利用者にとっては嬉しいサービスです。リアルタイムの情報を電話ではなくスマホなどで入手できるのは、利用者の都合も考慮した非常に便利なサービスと言えます。

会員管理システムの機能一覧はこちら

今後の運用も考えて悩み別に機能を確認しよう

利用者へのレッスン・レクチャーのほかに、意外とバックヤードでの事務作業が多いジム・フィットネス。システムを導入するなら、事務作業を一気に効率化できる機能豊富なものがおすすめです。毎月・毎入会時に発生する受付業務や事務作業を効率化できる機能に注目するのが良いでしょう。開店したばかりで今は少ない機能で十分でも、運用していく中で様々なコースやサービスがつくられていくので、先を見込んで選ぶと後悔がありません。解決したい悩みに合わせて、必要な機能を備えているおすすめ会員管理システムを紹介しているのでチェックしてみてください。

業界別の
おすすめ会員管理システム

ジム・フィットネスに
おすすめの
会員管理システム3選

【選定理由】2022年2月1日時点で「会員管理システム」のGoogle検索で上位2P目までに出てきた54システムからピックアップ。
「会員管理」「予約機能」「入会受付」「分析機能」が備わっていて、
公式HPに導入費用と月額費用の記載がある中で、初年度にかかる費用が安い順にシステムを選定。

多機能・低価格...3社の中で最も価格が安く、オプションなしで出来る機能が多い。
豊富な連携機能...選定基準を満たしている企業で、唯一LINE連携に対応している。
健康管理...健康管理ができるクラウドサービスとの連携がある。

※1年目費用目安：「月額料金×12ヶ月分＋初期費用」で算出。
機能：基本機能で対応できるものは〇、対応できないものは-、オプションで対応できるものは△で表示。

システム名 1年目費用目安 機能
多機能・
低価格なら
Smart Hello

公式サイトを
見る

詳しく見る
374,000円
内訳初期費用:110,000円
月額費用:22,000円
※ライトフィット・スクールプラン
 会員管理 会費/請求管理 受付管理(入会/変更)
〇 〇 〇
予約管理 スクール管理(欠席/振替、進級) 売上管理
〇 〇 〇
来場・入退館管理 クレジットカード決済 口座決済
〇 〇 〇
POS機能 多店舗管理 アンケート作成
〇 △ 〇
メルマガ・DM配信 LINE連携 テクノジムMyWellness連携
- - -
豊富な
連携機能なら
hacomono

公式サイトを
見る

詳しく見る
627,000円
内訳初期費用:165,000円
月額費用:38,500円
※基本プラン
 会員管理 会費/請求管理 受付管理(入会/変更)
〇 〇 〇
予約管理 スクール管理(欠席/振替、進級) 売上管理
〇 △ 〇
来場・入退館管理 クレジットカード決済 口座決済
△ △ △
POS機能 多店舗管理 アンケート作成
△ 〇 〇
メルマガ・DM配信 LINE連携 テクノジムMyWellness連携
〇 〇 -
健康管理も
行うなら
SLIM

公式サイトを
見る

詳しく見る
805,000円
内訳初期費用:385,000円
月額費用:35,000円
※総合フィットネスパック
 会員管理 会費/請求管理 受付管理(入会/変更)
〇 〇 〇
予約管理 スクール管理(欠席/振替、進級) 売上管理
〇 〇 〇
来場・入退館管理 クレジットカード決済 口座決済
△ 〇 〇
POS機能 多店舗管理 アンケート作成
〇 〇 -
メルマガ・DM配信 LINE連携 テクノジムMyWellness連携
- - △

ジム・フィットネスにおすすめの
会員管理システムを詳しく見る

サービス業におすすめの
会員管理システム3選

【選定理由】2022年2月1日時点で「会員管理システム」のGoogle検索で上位2P目までに出てきた54システムから、
公式HPにホテル・飲食業の事例や説明の記載があった3社をピックアップ。

※1年目費用目安：「月額料金×12ヶ月分＋初期費用」で算出。
機能：基本機能で対応できるものは〇、対応できないものは-で表示。

システム名 1年目費用目安 機能
Prius Pro

公式サイトを
見る
18,700円
内訳初期費用：5,500円
月額費用：1,100円
 予約管理 予約フォーム作成 データ分析
〇 〇 〇
メルマガ・DM配信 入会受付 チェックイン機能
〇 〇 -
Ambassador Relations Tool

公式サイトを
見る
353,760円
内訳初期費用：0円
月額費用：29,480円
※クラウドプラン
 予約管理 予約フォーム作成 データ分析
- - 〇
メルマガ・DM配信 入会受付 チェックイン機能
〇 - -
WEBCAS CRM

公式サイトを
見る
400,000円～
内訳初期費用：100,000円
月額費用：25,000円～
 予約管理 予約フォーム作成 データ分析
- 〇 〇
メルマガ・DM配信 入会受付 チェックイン機能
〇 - -

サービス業(ホテル・飲食)におすすめの
会員管理システムを詳しく見る

学会におすすめの
会員管理システム3選

【選定理由】2022年2月1日時点で「会員管理システム」のGoogle検索で上位2P目までに出てきた54システムから、
公式HPに学会または協会、団体の事例や説明の記載があった3社をピックアップ。

※1年目費用目安：「月額料金×12ヶ月分＋初期費用」で算出。
機能：基本機能で対応できるものは〇、対応できないものは-で表示。

システム名 1年目費用目安 機能
MiiT+

公式サイトを
見る
0円
内訳初期費用：0円
月額費用：0円
※MiiT+を利用した決済がある場合のみ、1決済ごとにシステム利用料が発生
 予約管理 会費管理 会員交流機能
- 〇 -
データ分析 メルマガ・DM配信 入会受付
〇 〇 -
スマートコア

公式サイトを
見る
168,000円～
内訳初期費用：0円
月額費用：14,000円～
※スタンダードプラン
 予約管理 会費管理 会員交流機能
- 〇 〇
データ分析 メルマガ・DM配信 入会受付
- 〇 -
SMOOSY

公式サイトを
見る
300,000円
内訳初期費用：0円
月額費用：25,000円 ※スタンダードプランかつ200名以下
 予約管理 会費管理 会員交流機能
〇 〇 -
データ分析 メルマガ・DM配信 入会受付
〇 〇 〇

学会におすすめの
会員管理システムを詳しく見る

ピックアップ関連記事