入会受付機能

会員管理システムの入会受付機能とは

入会時に必要な基本情報の登録やコースの選択、決済情報の登録などをシステム上で出来る機能のことです。タブレットに表示させ、窓口で入会者に記載いただく形のもの、Webからの入会を受付できデータを自動登録できるものなど、システムによって形式はさまざまあります。スポーツクラブや教室などに入会する際は書類がたくさんあり、管理するにも手間がかかるもの。入会受付機能を利用すれば、窓口の混雑緩和につながります。

タブレットでの表示時に企業の個人情報保護方針やハウスルールの読了ボタンクリックを必須にすれば、クレームに発展しにくい効果も得られるでしょう。会費の決済方法は、会員管理システムによってさまざま。カード決済を嫌がる層は少なからずいるので、口座引き落としなど会員のニーズに合わせて複数の方法を展開できるものがおすすめです。

web入会

来店せずに、スマホや自宅のPCなどで入会申請ができる機能です。オンラインだけで入会受付が完了するので、窓口での業務負担が大幅に軽減されます。 SSLというプロトコルによって暗号化することによって、データ通信のセキュリティ効果が高まります。サイトを運営企する業の実在性を証明するセキュアシールよりも、サーバー証明書の検証結果を確認することが大切です。

タブレット入会

店頭に設置したタブレットから情報を入力して送信し、入会申請ができるタイプの会員管理システムです。タブレット画面で入会時の規約なども読んでもらえるので、スタッフによる説明業務の手間を省けます。入会受付の際、暗証番号など秘匿性の高い情報はマスク機能を使って非表示にすれば、他の客や受付担当者にも知られずに済みます。

会員管理システムの入会受付機能のメリット

ペーパーレス化で管理作業を軽減できる

会員管理システムを導入すれば、ペーパーレス化を図れます。入会受付をする際、従来であれば受付まで来てもらい紙に住所・氏名などの必要事項を記入するケースが一般的です。そのため利用者にとっては入会手続きに時間を要してしまい、余計な手間がかかるといったマイナスイメージを抱くケースも少なくありません。入会受付機能があればスマホやタブレットを活用して自宅などで必要事項を入力できるため、フロントでの入会作業が非常にスムーズとなり、利用者を待たせることも少なくなります。

また書面データを分析システムなどで活用したい場合も顧客の情報を転記する手間も省けるといったメリットがあります。紙ベースの情報を手作業で入力すればミスも増えてしまうので、転記しないことでミスも抑えられるでしょう。

さらにペーパーレス化を図ることで、書類を収納する場所を確保する必要もありません。紙ベースの管理をする手間もなくなるだけでなく、省スペース化を実現することでスペースの有効活用につながります。

事務作業の効率化が図れる

会員管理システムを導入することで、事務作業の効率化が図れるほか、入会の手続きのために常時スタッフを配置する必要がなくなるので、人件費削減にもつながります。

入会や受付の事務手続きをするためにスタッフが必要となれば、本来の業務の時間ができずに利用者のサービスにも支障をきたす恐れがあります。そのための人員を増やせば、余計なコストになるため企業にとっては経済的負担も大きくなる一方です。また、スタッフの管理にも時間がかかり、結果コストは増えることになります。

また基本的に手続き画面とシステム自体が連携しているため、退会・休会・クラス移動などの各種手続きもワンストップで実行可能です。そのため入会・受付業務のほとんどの業務を効率化でき、スタッフは本来の業務に時間を割けるでしょう。

さらに予約管理機能が搭載しているシステムであれば、時間予約・施設予約・備品予約などの予約情報と会員情報の紐づけがスムーズなので管理・運営がしやすいというメリットもあります。予約取得ミスも発生しにくく、ミスによるトラブルを抑える効果も期待できます。

口座決済機能が搭載している会員管理システムなら入会のタイミングで口座決済の登録もでき、それ以降は自動決済で入金管理が容易となります。

会員管理システムの入会受付機能のデメリット

お客様とのコンタクト機会が少なくなる

会員管理システムの入会受付機能を導入することで、業務負担が軽減できる、人件費削減などのメリットがある一方で、ただ入会を検討している方に対し、直接入会を促す機会が少なくなるといったデメリットがあります。従来であれば対面で相談・質問・ヒアリングを行うため、一人一人の声に耳を傾けながら入会への不安を抑えつつ、入会を促すことができたでしょう。しかしシステムを活用することでコミュニケーションを図る場がなくなるため、入会を諦める方が出る恐れがあります。

そういったデメリットを少しでもなくすために無料カウンセリングや相談会などのサービスを設けるのをおすすめします。入会の不安を抱えている方に対する対策を講じておくことで、一人一人の不安解消を図るための機会を設けられます。その結果、入会を諦める方が少なくなるといった効果が期待できます。全てをデジタルに頼るのではなく、しっかりとコミュニケーションの場を設けることが大切です。

会員管理システムの入会受付機能はこんな人にピッタリ

窓口が混雑し、利用者の列ができやすい施設は、入会受付機能の導入で作業効率を大幅にアップできる可能性が高いです。入会時の書類をペーパーレス化したい人にはピッタリでしょう。

欲しい機能が充実している会員管理システムを探そう

一口に会員管理システムといっても、どんな悩みを解決したいかによって必要な機能が異なります。当サイトでは、悩み別に必要な機能とおすすめのシステムを紹介しています。どんな会員管理システムが自社に向いているのか、ぜひ参考にしてみてください。

入会受付機能がある会員管理システム

SLIM

フィットネスジムやヨガスタジオなどのスポーツ施設やシェアオフィス向けの会員管理システムです。営業時間やクラブの業態に合わせたパックプランが充実しており、いずれのプランもWeb入会機能がついています。会員情報管理の他、入退館管理や物販処理、売掛管理、会費請求なども標準で備わっています。

SLIMについて詳しく見る

DIGYM

スタッフの事務作業を軽減するために開発された、スポーツ施設向けの会員管理システムです。入会はWeb手続きのみとなっているので、スタッフの事務処理の手間が大幅に省かれています。直感的な操作で誰でも使いやすく、入会手続きのほか、会員情報や予約管理、会費の決済管理、POSレジ、帳票出力機能が搭載されています。

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レストラン★スター

飲食チェーンのマーケティング向けに開発されたアプリ作成サービスです。会員証アプリを通じて、会員にメッセージの自動配信やアンケート実施などを行えます。ポイントやスタンプカードといったリピーター獲得のための機能も搭載されており、来店予約は外部サービスとの連携も可能です。

レストラン★スターについて詳しく見る

hacomono

営業時間外でもウェブ上で入会受付ができる、ジムやスクール向けのシステムです。予約・予約キャンセルや振替、決済などの業務も一元化でき、スタッフの事務負担を大きく軽減できます。予約数や会員数が増えても料金が変わらず、一定のコストで運用できる点が人気です。

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Smart Hello

スマホやタブレットなどのデバイスで入会受付ができるシステムです。利用規約の表示や登録情報の記入、電子サインの記入がタブレット上で行えるため、スタッフがその場でタブレットを操作し、説明しながら受付が完了します。

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会員管理システム MMB

学会や学術団体の会員管理向けに開発されたMMB。新規入会や退会、登録内容の変更などを専用ぺージで会員が自ら行うことで、スタッフの業務軽減に繋がります。ただ、現サービスは2026年3月31日で終了する予定で、修了後は代替システムへの移行が行われるとのこと。導入を検討している方は、詳細を確認するようにしてください。

引用元：株式会社プロアクティブ[https://www.pac.ne.jp/notice/20221228-1.html]

会費ペイ

Web入会申込や顧客管理、請求管理、決済を一元化できるシステムです。フィットネスクラブや各種スクール、学習塾、コワーキングスペースなど多業種での導入事例があり、ファンクラブなどの会員制組織運用などにも実績があります。

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